Musterfirma einrichten und verwenden

Allgemeines

Bei iDempiere handelt es sich um ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem, das in vielen verschiedenartigen Firmen, von klein bis groß, eingesetzt werden kann.
iDempiere kann mit Ihrem Unternehmen wachsen, oder ggf. Bereich für Bereich in Ihrem Unternehmen eingeführt werden. Diese Entscheidung liegt ganz alleine bei Ihnen.

Auf dieser und den folgenden Seiten wird beschrieben wie sie iDempiere in einer minimalen Version einsetzen können. Anschließend wird der Funktionsumfang und damit die Ansprüche an iDempiere immer weiter gesteigert.

An welcher Stelle bzw. bei welcher Firmengröße Sie einsteigen möchten ist Ihnen selbst überlassen.

Installation / vorgegebene Testfirma "Garden World"

Nach der Grundinstallation z.B. unter Windows, Linux wie z.B.: (Debian, Ubuntu usw.), auf einem Mac oder direkt auf einem Server wird empfohlen sich zunächst durch den mitgelieferten Übungsmandanten "Garden World" einen allgemeinen Überblick über iDempiere zu verschaffen. Hierzu verwenden Sie am besten eine eigene Installation, oder auch völlig ohne Installation, den Webstart.

Mandanten anlegen

Es ist von Ihrer Firmengröße völlig unabhängig:
Der erste Schritt ist immer die Neuanlage eines Mandanten.
Hierbei wird empfohlen die Seite Ersteinrichtung Mandant als grundsätzliches Hilfsmittel zu verwenden.

Wie Sie vermutlich bereits wissen ist ein umfangreiches Sicherheitskonzept Grundbestandteil von iDempiere.
Daher müssen Sie sich zunächst, wie in Anmeldung am System und Login Help beschrieben anmelden.

Hierzu verwenden Sie bitte:

• den Benutzer System oder SuperUser mit dem entsprechenden (hoffentlich geändertem) Passwort
• Wählen Sie als Rolle System Administrator aus.
• Der Mandant wird mit System vorbelegt und kann so übernommen werden.
• Auch die Organisation wird mit "*" bereits vorbelegt und kann so übernommen werden.
• Das Lager bleibt leer.
• der Dialog wird mittels OK bestätigt.

Wählen Sie entweder den Menüpunkt:
Menü→Systemadministration→Einstellungen Mandant→Prozess Ersteinrichtung Mandant

oder die Schnellwahl:

In dem nun geöffnetem Prozessfenster werden die Felder mit plausiblen Daten gefüllt. In unserem (ausbaufähigen) Beispiel verwenden wir eine Softwarefirma.

Feld	Feldinhalt
Name Mandant	Software Vertriebs GmbH
Organisationsschlüssel	SW
Name der Organisation	Software Vertriebs GmbH
Administrativer Benutzername	swAdmin
Normaler Benutzername	Anwender
Währung	EUR
Land	Deutschland
Region	Nordrhein-Westfalen
Ort	Krefeld
PLZ	47803
Buchführung GP	HAKEN
Artikelbuchführung	HAKEN
Datei Kontenrahmen	SKR04
Telefon	02151-123456
Fax	02151-123457
E-Mail	iDempiere.TTH@gmail.com
Steuer-ID	111/2222/3333

Notiz: Administrativer Benutzername: Hier wir der Benutzername für Verwaltungszwecke vergeben. Normaler Benutzername: Der normale Nutzer ist ein Standardanwender der Zugriff auf alle Menüpunkte auf "Sacharbeiterebene" erhält. Diese können jedoch später angepasst werden. Bei der Neuanlage eine Mandanten werden die hier angelegten Benutzer mit dem gleichen Passwort angelegt. Dieses Passwort sollte nach der Installation dringend geändert werden.

Notiz: Diverse Kontenpläne werden von iDempiere direkt mitgeliefert. Diese befinden sich in dem Verzeichnis: .../iDempiere/idempiere-server/data/import/ Nätürlich hängt der Pfad auch von Ihrer Installation ab und kann daher von diesem Muster abweichen. Ein Tipp: Sie können die aktuellen Kontenpläne auch bei Bitbucket.org herunterladen.

Wenn die Einrichtung erfolgreich verlaufen ist erscheint folgende Information:



Wenn die Einrichtung nicht erfolgreich verläuft schauen sie Bitte in das FAQ oder im Forum.

Neuanmeldung als Admin

Bei der Neuanlage eines Mandanten (Client) werden bereits viele Parameter richtig eingestellt. Sie sollten sich die Zeit nehmen und diese Parameter zu überprüfen und ggf. zu ergänzen.

Zunächst melden Sie sich als Administrator (Systemverwalter) des neuen Mandanten bei iDempiere an. Hierzu verwenden Sie die Anmeldedaten aus unserem Beispiel "Software Vertriebs GmbH":

• Benutzer: <swAdmin>
• Passwort: <swAdmin> (Bei der ersten Anmeldung identisch mit dem Benutzernamen)
• Sprache.: Deutsch
• Rolle wählen: Haken setzen (aktivieren)
• Angaben merken: wird zur Zeit nicht benötigt

Nach der Bestätigung durch OK öffnet sich das Dialogfenster "Rolle wählen".


Hier wird die voreingestellte Rolle <Software Vertriebs GmbH Admin> übernommen.
Auch alle anderen Angaben organisation, Lager und Datum werden ohne Veränderung übernommen.

Dieses Fenster haben wir jetzt nur zu Ihrer Information aufgerufen.
Im vorhergehenden Fenster "Login" haben wir den Haken bei <Rolle wählen> gesetzt.
Hätten wir diesen Haken nicht gesetz würde das Fenster "Rolle wählen" übersprungen und der Startbildschirm von iDempiere gezeigt.

Nach der Bestätigung durch OK in dem Fenster "Rolle wählen" zeigt sich der Startbildschirm von iDempiere in seiner ganzen Pracht.

Der Startbildschirm von iDempiere wird häufig weiter entwickelt und enthält bereit einige recht benutzerfreundliche Funktionen. Da hier nun bereits einige Funktionen vorhanden sind befindet sich eine eigene Beschreibung auf der Seite: Startseite - Willkommensseite.

Passwort ändern

Aus Sicherheitsgründen sollten das bei der Ersteinrichtung vergebene Passwort durch ein eigenes individuelles Passwort geändert werden.
Verwenden Sie hierzu bitte die Beschreibung auf der Seite: Benutzerpasswort als Admin ändern

Hier die Kurzform:

• Menü  → Geschäftsbeziehungen  → Einstellungen Geschäftspartner  → Geschäftspartner
• Auswahl des Geschäftspartners
• Nach der Auswahl des entsprechenden Geschäftspartners (Mitarbeiter / Anwender) wird der Karteireiter "Kontakt (Benutzer) aktiviert.
• Passwort ändern (Das alte Passwort wird einfach überschrieben und durch Speichern gesichert.)
• Bitte das Passwort für den <swAdmin> und <Anwender> ändern.

Achtung! Die übliche Überprüfung des Passwortes auf richtige Schreibweise durch doppelte Eingabe findet hier nicht statt.

Kalender einrichten

Beim Anlegen eines Mandaten wird, wie unten gezeigt, automatisch ein Kalender des laufenden Jahres angelegt.

Ohne einen angelegten Kalender ist es nicht möglich in iDempere Buchungen durchzuführen.
Für das Folgejahr wird einfach in dem Fenster "Jahr" ein weiteres Jahr neu angelegt. Anschließend werden die die einzelnen Monate durch den Knopf "Perioden anlegen" erzeugt.

In dem Fenster "Periode" oder auch der Tabellenansicht kann der entsprechende Monat geöffnet oder geschlossen werden.



Selbst in unsrerem "kleinen" Beispiel sollten sie immer nur den aktuell laufenden Monat öffnen. So vermeiden Sie Fehlbuchungen.

Im folgenden Fenster ist zu erkennen, dass bereits in der Tabellenansicht sämtliche Buchungsvorgänge freigegeben werden können:


Im folgenden Fester werden mittels alle relevanten Belege freigegeben.

[[Image:Periodenstatus_für_alle_Periodenkontrollen_ändern.png]

Zahlungsbedingung

Auch wenn wir "nur" Rechnungen schreiben möchten sollten wir bereits im Vorfeld zumindest eine Zahlungsbedingung anlegen.
Damit die Rechnungen nicht dauerhaft als "Offen" bzw. "unbezahlt" in iDempiere bleiben legen wir die Zahlungsbedingung "Barzahlung" bzw. "Zahlung bei Lieferung" an.

]

Es ist möglich weitere Zahlungsbedingungen einzutragen. Hier folgen einige Beispiele:

Zahlungsbedingung	Beschreibung	Tage Netto	Rabattfrist	Rabatt %	Tage Frist
Barverkauf	Sofortige Zahlung ohne Abzüge
Zahlung bei Bestellung
Anzahlung	Eine Anzahlung wird geleistet
Zahlung bei Lieferung	Zahlung zum Zeitpunkt der Lieferung z..B.: Barzahlung, netto Kasse, Nachnahme
Ratenzahlung	Abzahlung in diversen Raten
30 Tage 2%	Bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen werden 2% Skonto gewährt
60 Tage 2% oder 30 Tage 3%	Innerhalb von 60 Tagen werden 2% gewährt, innerhalb von 30 Tagen 3%

Durch einen Klick auf den Knopf "Validieren" wird die neue Zahlungsbedingung aktiviert.

Sammelkunden anlegen: Abholung

Bei der Installation von iDempiere wurde bereits der Geschäftspartner "Standard" angelegt. Diesen werden wir aber nnicht verwenden. Zusätzlich wurden bei der Erzeugung des Mandanten die Geschäftspartner Admin und Anwender angelegt. Diese werden wir ebenfalls nicht rür die Rechnungserstellung einsetzen.

Wir legen nun den Geschäftspartner "Barverkauf" mit den unten genannten Daten an:

Zahlungsbedingung	Beschreibung
Geschäftspartnergruppe	Belassen wir bei Standard
Name	Barverkauf
Kunde	Der Haken wird gesetzt. Hierdurch wird der Abschnitt "Kundeninformation" ein- bzw. ausgeblendet.
Kreditstatus	Keine Kreditprüfung
Rechnungsstellung	Sofort
Zahlungsweise	Bargeld
Preisliste	Standard Wird noch nicht benötigt. Wir verwenden in dem ersten Beispiel keine Artikel sondern nur "Texte". Mehr Infos folgen im Bereich "Rechnungserstellung"
Zahlungsbedingung	Barzahlung
Lieferung durch	Abholung

Für die Rechnungserstellung ist es auch notwendig die entsprechenden Adressdaten einmalig einzugeben. Wenn hier nur eine Adresse angegeben wird, trägt iDempiere diese Adresse automatisch zum Kunden in der entsprechenden Rechnung ein.




Auch die entsprechende Karte kann direkt nach der Eingabe angezeigt werden....

Kleinstmögliche Anwendung

In unserem ersten Beispiel richten wir iDempiere für die Verwaltung einer kleinen Softwarefirma ein.
Diese Software Firma erstellt auftragsbezogene Software und führt Wartungen vor Ort bei den Kunden durch.
Hierbei wird bewusst auf die Lagerverwaltung, Artikelverwaltung oder eine Preisliste verzichtet.
Wir werden "nur" Rechnungen als Barverkauf erzeugen.

Rechnung (Kunde) anlegen

Wenn wir weiterhin als swAdmin in iDempiere arbeiten müssen wir bei jeder Eingabe zusätzliche Felder wie z.B. "Oranisatio" auswählen. Der Admin hat weitreichende Rechte, die auch die Auswahl der Organisation zulassen. Darum melden wir uns nun als "Anwender" bei iDempiere an.

Folgende Felder füllen wir in der Rechnungsmaske aus:

Zahlungsbedingung	Beschreibung
Organisation	Software Vertriebs GmbH Wird bei Anmeldung als "Anwender" direkt vorgegeben und kann übernommen werden.
Belegnummer	Dieses Feld lassen wir frei. Hier wird beim speichern der Rechnung automatisch die Rechnungsnummer eingetragen.
Zielbelegart	Hier wird die die Ausgangsrechnung "AR Invoice" gewählt.
Geschäftspartner	In diesem Feld wird der Kunde "Barverkauf" eingetragen. Der Geschäftspratner kann aus der Liste ausgewählt werden. Viel schneller geht es jedoch nur die ersten Buchstaben des namens zu tippen. Aufgrund dessen, dass wir nur einen Geschäftspartner "Kunden" mit dem Anfangsbuchstaben "B" haben, reicht es wenn wir in diesem Feld nur den Buchstaben "B" eintippen und anschließend mit Return bestätigen. Nun wird der Kunde automatisch eingetragen.
Partnerstandort	Auch hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Daher ahben wir auch bei dem "Barverkauf" die Adresse eingegeben.
Preisliste	Standard Wird übernommen, hat aber noch keine Funktion, da wir keinerlei Artikel verwenden.
Kundenbetreuer	Anwender wird übernommen
Zahlungsweise	Auch hier wird Bargeld einfach übernommen.

Nachdem hier nun alle Eingaben erfolgt sind speichern wir den Datensatz indem wir das Diskettensymbol drücken.

Anschließend aktivieren wir mit einem Doppelklick den Karteireiter "Rechnungsposition".

TEST Verkauf Nummer 1Hier geben wir in dem Feld "Beschreibung" den Text <TEST Verkauf Nummer 1> ein. Die Menge belassen wir bei 1 Stück. Dediglich bei dem Einzelpreis tragen wir noch den Verkaufswert, in unserem Beispiel 111€ ein.

Nun wechseln wir wieder in die erste Rechnungsmaske. Hierzu klicken wir auf das blau unterstrichene Wort "Rechnung" oben links. Alternativ können wir auch den blauen "Pfeil nach oben" drücken.