Bilanz

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Die Bilanz ist eine Übersicht der Vermögensverhältnisse des Unternehmens. Sie stellt die Mittelverwendung (Aktiva) und die Mittelherkunft (Passiva) zu einem bestimmten Zeitpunkt (zumeist das Geschäftsjahresende) gegenüber. Die Gliederung der Bilanz ist in Deutschland durch Par. 266 HGB vorgegeben. Siehe auch Bilanz in der Wikipedia.

Dieser Artikel ist von Thomas Bayen. Meine Artikel sind grundsätzlich nie "fertig", sondern immer eine Einladung, sie zu verbessern. Ich lade jeden gerne jederzeit ein, Verbesserungen hier direkt einzupflegen. Wer möchte, kann mich auch gerne kontaktieren.

Erzeugen eines Finanzberichts für die Bilanz (auf klassische Art)

In iDempiere ist die Bilanz ein Finanzbericht (siehe auch Statistik und Berichte).

Die in der Bilanzgliederung enthaltenen Konten ergeben sich logischerweise aus dem verwendeten Kontenplan. Da dieser bereits hierarchisch gegliedert werden kann, ergibt sich die einfachste Möglichkeit darin, das man seinen Kontenplan nach den Bilanzvorschriften gliedert (mein Beispiel-Kontenplan zum SKR-04 enthält eine solche Gliederung). Zusätzlich ist die Möglichkeit vorgesehen, in weiteren Spalten der Kontenplan-CSV-Datei bereits Spalten für die in der Bilanz verwendeten Konten auszufüllen. Auch das ist in meiner Beispieldatei bereits geschehen.

Import des Berichtspositionensatz

Eine komplette Beschreibung des Import-Loaders soll hier nicht gegeben werden. Mehr Informationen gibt es z.B. auf der Seite Data Import im ADempiere Wiki.

Man kann nun mit einem Import-Loader die Datei einlesen. Ein Importformat für "Accounting Balance Sheet" ist bereits vorhanden und muss nur eingelesen werden. Bevor man erzeugte Importtabelle wirklich importieren kann, muss man einen "Berichtspositionssatz" erstellen. Diesen nennt man z.B. "Bilanz", geht dann in die Importtabelle und importiert von dort aus die Berichtspositionen in den Berichtspositionssatz.

Berichtspositionen sind nichts anderes als die Beschreibung einer Zeile des Finanzberichts. Eine Position kann direkt ein Konto ausgeben, mit anderen Positionen Berechnungen anstellen oder ähnliches. Die durch den Importer importierten Zeilen geben einfach das entsprechende Konto aus.

Bilanz-Finanzbericht einrichten

Um das auszuprobieren, erstellen wir nun einen neuen Finanzbericht. Diesen nenne ich "Bilanz". Dann ordne ich ihm den soeben importierten Berichtspositionssatz und einen passenden Berichtsspaltensatz zu (passend ist vorerst z.B. "Actual Current Month", den kann man dann später kopieren und anpassen).

Bilanz anzeigen

Das Feld "Quellen auflisten" lässt man besser ausgeschaltet.

Mit einem Druck auf den Button "Bericht erstellen" wird der eigentliche Bericht berechnet. Was sich öffnet ist ein normales Berichts-Anzeigefenster des internen Berichtsgenerators. Dessen Konfiguration (um das Layout perfekt aufzuhübschen) soll hier nicht weiter Thema sein.


Verbesserungen

Als ich die Bilanz das erste Mal gesehen habe, habe ich mich zuerst gefreut, das alle wichtigen Daten vorhanden sind. Andererseits ist der Bericht nicht wirklich so hübsch, wie er sein könnte. Was kann man also tun? Hier möchte ich ein paar Anregungen sammeln.

Die meisten dieser Tipps hier gelten übrigens für alle Finanzberichte, nicht nur die Bilanz.

"Quellen auflisten" als Kontennachweis

Wenn man die Option "Quellen auflisten" anwählt, werden zu jeder einzelnen Zeile des Berichtspositionensatzes alle Konten aufgeführt, die dort aufsummiert werden (man kann dann sogar noch weiter gehen und alle Buchungssätze anzeigen, aber das führt für eine Bilanz dann wirklich zu weit). Hiermit ist es denkbar, eine Bilanz direkt mit integriertem Kontennachweis, also sozusagen eine kombinierte "Bilanz" und "Summen- und Saldenliste" zu erzeugen.

Die Sache hat zwei Haken (mit denen ich mich weiter unten noch beschäftigen werde):

  • Einerseits kommen die Einzelkonten in der Ergebnisliste immer zuerst (und zwar unabhängig von der Einstellung im Filterfenster, die so aussieht, als würde sie das einstellen)
  • Andererseits wird der Kontennachweis für jede angegebene Zeile geführt. Da wir in der Hierarchie aber auf jeder Ebene ein Summenkonto angeben, wird ein Konto immer mehrfach ausgegeben. So stehen alle Aktiv-Konten einmal unter "Aktiva" und dann nochmal in Ihrem Bereich wie z.B. "Umlaufvermögen", etc.

Kontennachweis nur für unterste Ebene des Kontenbaums

Die Lösung hierfür ist zuerst einmal, das man die Belegpositionszeilen der oberen Äste entsprechend ändert, so das sie keinen Wert mehr ausgeben. Dies erreicht man z.B. damit, das man das ausgegebene Konto auf "" (also leer) stellt.

Summenzeilen erzeugen

Jetzt fehlen aber die Summen, für die die oberen Äste ja eigentlich da sind.

Summenzeilen mit Additionen erzeugen

Um die zu erreichen, kann man Summenzeilen erzeugen, die andere Positionen aufaddieren. Hier kann man dann alle angezeigten "Segmentzeilen" (also die mit echten Konten und damit auch mit Kontennachweis) händisch zusammenaddieren. Da man in einer Zeile immer nur zwei Konten addieren kann, muss man das ggf. in Zwischensummen zusammenfassen. Diese Zwischensummen kann man dann auf "nicht drucken" stellen, so das sie im Ergebnis nicht lästig herumstehen.

Summenzeilen mit "versteckter" zweiter Bilanz

Das Erstellen der Summenzeilen ist eine echte Sysiphusarbeit und leider auch recht fehlerträchtig. Deshalb habe ich mir einen anderen Ansatz überlegt: Ich habe den kompletten Importvorgang zweimal durchgeführt. Die Zeilen des ersten Imports habe ich derart verändert, das ich vor den Namen ein "-" gesetzt habe und den Druck ausgeschaltet habe. Die Zeilen des zweiten Imports, die jetzt weiter unten stehen, sind nun die Bilanz, die ausgegeben wird.

Für jede Summenzeile, die ich ohne Kontennachweis drucken möchte, habe ich nun eine Addition definiert, die nur eine Zeile addiert, nämlich die entsprechende Zeile aus der "oberen" Bilanz (mit dem "-" davor). Auf diese Art sieht die "ausgedruckte" Bilanz in den Bilanzpositionszeilen noch so aus, das man sich das Ergebnis vorstellen kann und man macht weniger Fehler.

Layout aufhübschen

  • Ich drucke gerne lediglich die Beschreibung der Berichtspositionszeile und nicht den Namen. So kann ich diesen zur Identifikation in Summenformeln und zum Sortieren oder sowas nehmen. Die Beschreibung ist dann eine "hübsche" Form für den Ausdruck. Leider ist der Finanzbericht ja insofern etwad eigenartig, als das sowohl die Datentabelle als auch Teile des Druckformats erst bei der Berichtserstellung jeweils frisch erzeugt werden. deshalb muss ich die "Name"-Spalte immer wieder neu entfernen. :-(
  • Um die Baumstruktur zu verdeutlichen möchte ich die Beschreibung einrücken. Da das leider nicht funktioniert, mache ich erst einen Punkt und dann 4, 8 oder 12 Leerzeichen (für die unterschiedlichen Einrückungsebenen). (Vielleicht geht auch etwas unsichtbareres als ein Punkt?) Das funktioniert im HTML-Bericht übrigens nicht (sieht aber dafür wenigstens etwas doof aus), ergibt als PDF allerdings ganz ordentliche Ergebnisse.
  • Man kann eine Art Überschriften-Zeile erzeugen, indem man eine "Segmentzeile" erzeugt aber kein Konto angibt.
  • Man kann eine Leerzeile halber Höhe erzeugen, indem man die Beschreibung ganz leer lässt.
  • Man kann eine Leerzeile voller Höhe erzeugen, indem man in die Beschreibung ein einziges Zeichen schreibt. Das kann ein Punkt sein. (Vielleicht geht ja wirklich etwas unsichtbareres als ein Punkt?)

Reihenfolge ändern

Wie gesagt gibt der Prozeß, der den Bilanzbericht erstellt, vor, das die Kontennachweiszeilen jeweils vor der zugehörigen Summenzeile stehen. Zuerst dachte ich, das könne man nicht ändern. Mir ist allerdings eine Idee gekommen, wie es doch geht. Ich habe es noch nicht ausprobiert, möchte das hier aber dennoch festgehalten wissen:

Rein technisch läuft die Erstellung eines Finanzberichts in zwei Phasen ab. Die erste Phase erstellt aus den Angaben des Positionssatzes und des Spaltensatzes eine Datentabelle. Hierbei sind insbesondere die Formelmöglichkeiten des Spaltensatzes als Besonderheit zu nennen, die man anders gar nicht realisieren könnte. Als Ergebnis entsteht eine gewöhnliche Tabelle, die dann in den gewöhnlichen Berichtsgenerator gesteckt wird.

Dieser Berichtsgenerator kann aber nun wieder seinerseits sortieren. Es sollte also vielleicht möglich sein, hier über geschickte Sortiereinstellungen eine Reihenfolge hinzubekommen, die man haben will. Um hier weiter zu experimentieren, kann man sich im Druckformat des Finanzberichtes umschauen und sich die vorhandenen Spalten ansehen.

Die Zeilennummer der Berichtspositionszeile ist vorhanden, so das man nach dieser wie gehabt als erstes sortieren kann. Die zweite Sortierung (bei gleicher Zeilennummer) kann man aber vielleicht anders gestalten.