Kontenplan
Welchen Kontenrahmen nehmen wir?
Zur Einrichtung der Buchhaltung ist es wichtig, das man einen Kontenplan eingerichtet hat. Dieser Kontenplan sollte sich normalerweise an einem der gängigen Kontenrahmen orientieren. Letztlich basiert der Kontenplan auf einer Entscheidung jedes einzelnen Unternehmens, was man denn nun an Konten benötigt. Eine Rücksprache mit dem Steuerberater sowie ggf. ein Blick in die bisherige Buchhaltung können da helfen. Natürlich ist eine Umstellung auf iDempiere immer auch eine gute Gelegenheit, alte Zöpfe abzuschneiden und von Vorne mit einem ordentlich aufgeräumten Kontenplan zu beginnen.
Prinzipiell kann sich jeder die Aufteilung, Sortierung und Benennung seiner Konten selbst aussuchen. Seitdem die Fugger im Jahre 1511 die erste Bilanz aufstellten hat es da viele verschiedene Systeme gegeben. Mit der Einführung gesetzlicher Bestimungen sowie der Idee, Konten durch Kontonummern gleichzeitig zu sortieren und zu gliedern hat sich allerdings immer mehr ein einheitliches System von Kontenrahmen durchgesetzt. So gibt es von der DATEV (der größten Genossenschaft deutscher Steuerberater) sogenannte Standard-Kontenrahmen. Diese "SKR" sind für verschiedene Bedürfnisse und Branchen angepasst und haben jeweils eine Nummer. Für die allgemeine Verwendung am bekanntesten sind der SKR-03 (bei dem die Konten nach dem Prozeßgliederungsprinzip sortiert sind) und der SKR-04 (nach dem Abschlußgliederungsprinzip).
Ein Kontenrahmen dient letztlich nicht nur dazu, einzelne Konten zu haben, sondern hilft auch, diese Konten entsprechend bestimmter Vorgaben zusammenzufassen und daraus einen verkürzten Bericht zu erstellen. Solche Berichte sind z.B. die in Deutschland vorgeschriebene Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Entsprechende Vorschriften zur Gliederung dieser Berichte finden sich im HGB (Bilanz und GuV). Diese handelsrechtliche Sicht wird durch die steuerrechtliche Sicht der E-Bilanz und deren Taxonomie ergänzt. Aber natürlich würden wir uns hier nicht auf dem Feld der Bürokratie befinden, wenn es nicht auch andere Vorschriften und Regelungen gäbe. So kann nicht nur eine Handelsbilanz anders aussehen als eine Steuerbilanz - firmenintern mag man es vielleicht wieder anders aufgeteilt. Manche Firmen (z.B. Tochterfirmen angelsächsischer Konzerne oder solche, die an die weltweiten Finanzmärkte wollen) bilanzieren auch in Deutschland nach US-GAAP usw. Auch die laut HGB vorgeschriebene Gewinn- und Verlustrechnung gibt es im Gesamt- und im Umsatzkostenverfahren. Glücklicherweise ist iDempiere in der Lage, mehrere Gliederungsbäume parallel zu verwalten.
Sollte nicht bereits eine Festlegung aus dem bisherigen Betrieb oder von dem Steuerberater existieren, so ist es empfohlen, den SKR-04 als Basis zu nehmen. Er entspricht mit dem Abschlußgliederungsprinzip am ehesten dem, was man im modernen Buchführungs-Unterricht lernt. Außerdem entspricht er den Vorgaben der Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz und weitgehend auch der Kerntaxonomie der E-Bilanz.
deutscher Kontenplan
Welche Konten man sich aus diesem Standard-Kontenrahmen nun herauszieht, muss man für sich selber wissen. Wichtig ist, das man die [Standardkonten] von iDempiere alle belegt. Thomas Bayen hat einen Beispiel-Kontenrahmen erzeugt, in dem alle wichtigen Konten des SKR-04 sowie alle Standard-Konten von iDempiere enthalten sind. Du findest sie hier:
https://github.com/bxservice/tbayen.translations/tree/master/data/AccountingDE
Dort befindet sich auch ein Kontenplan ohne Kontonummern (mit symbolischen Namen), der einerseits benutzt werden kann, um einen Kontenplan ohne jede Festlegung auf einen bestimmten Kontenrahmen zu haben (alles, was iDempiere automatisch bucht, ist damit voll funktionsfähig). Andererseits kann diese Datei auch als Basis für die Entwicklung eines ganz eigenen Plans dienen.
Österreich
Für Österreich gilt der sogenannte österreichische Einheitskontenrahmen, von dem es bei der DATEV den daran angelehnten SKR-07 gibt. Thomas Bayen hat - angestiftet durch ein kleines Sponsoring der Firma Echotech - einen Kontenplan mit den grundlegenden Konten auch hierfür erstellt, der sofort in iDempiere importiert werden kann:
https://github.com/bxservice/tbayen.translations/tree/master/data/AccountingAT
CSV-Datei für Kontenplan erstellen
Im iDempiere Server-Installationspaket gibt es ein Verzeichnis "data/import", in dem verschiedene Beispiel-Kontenpläne enthalten sind. Dort finden sich auch Beispiele basierend auf SKR-03 und SKR-04. Man sollte diese jedoch nicht kritiklos installieren. Sie sind etwas älter und nicht ganz fehlerfrei. Du solltest ernsthaft versuchen, dir diese Datei selber zu erarbeiten (auch wenn das viel Arbeit ist). Nur durch die Beschäftigung mit diesen erhält man ein, für die eigenen Bedürfnisse, ausgearbeitetes System.
Eine alternative Basis wäre vielleicht, wenn es eine entsprechende Datei mit einem wirklich kompletten SKR-04 nach aktuellem Stand gäbe. Man könnte dann vielleicht die Konten löschen oder deaktivieren, die man nicht braucht. Wer Interesse hat, an so etwas mitzuarbeiten, möge sich gerne melden. Meine "SKR04minimal"-Datei wäre eine gute Grundlage hierfür.
Zum Format der Datei steht einiges auf: adempiere:Chart_of_Accounts.
Eine Excel-Datei mit einem SKR-04 von 2009 (nicht im iDempiere-Format, aber vielleicht dennoch hilfreich) hat Thomas Bayen in diesem Forum gefunden.
Es gibt übrigens zwei Herangehensweisen.
- Die klassische ist die, die in den Beispieldateien benutzt wurde.
- Thomas Bayen empfiehlt eine etwas andere: In der Datei stehen sowohl "richtige" Konten, auf die gebucht werden kann sowie Summenkonten, die nur der Gliederung dienen. Letztere unterscheiden sich durch ein "Yes" in der Spalte "[Account_Summary]". Klassisch schreibt man jeweils ein Summenkonto und dann die Konten, die darunter aufsummiert werden. Es ergibt sich in der Datei dann eine schöne übersichtliche und hierarchisch sortierte Liste von Konten und Unterkonten. Leider ist das nur sehr unkomfortabel einzugeben. Thomas empfiehlt daher, zuerst oben die Gliederung komplett anzulegen und darunter dann alle Konten aufzuführen. Man kann oben jederzeit kontrollieren, ob man alle wichtigen Gliederungspunkte hat. Man kann sogar die Gliederung ganz einfach aus z.B. meiner Beispieldatei kopieren. Diese enthält die Bilanz nach HGB §266 und die GuV nach §275 im Gesamtkostenverfahren. Wer also die gesetzlichen Vorschriften einhalten will, ist insoweit schon fertig. Dann schreibt man alle seine Konten darunter. Womöglich hat man bereits eine Liste aus dem vorherigen Programm oder sich eine mit Hilfe des Steuerberaters erarbeitet. Auf jeden Fall ist es einfacher, das runterzutippen als jede Zeile in die vorhandene Gliederung extra einfügen zu müssen. Am Ende - und das ist vielleicht der Nachteil - muss man dann die Zuordnungen der Konten zur Gliederung sorgfältig eintragen.
Standardkonten
Im Kontenplan müssen diverse Standardkonten definiert sein. Das sind die Konten, die von iDempiere bei verschiedenen Gelegenheiten automatisch gewählt und bebucht werden. Wer hier nicht sofort alles versteht, braucht keine Angst zu haben. Es muss jedoch jedes der Standardkonten angegeben sein.
importieren
Die Datei wird über den Menüpunkt
Systemadministration -> Daten -> Datenimport -> Import Ladeprogramm
eingeladen. Danach kann man die Daten in
Systemadministration -> Daten -> Datenimport -> Import Konto
betrachten und prüfen. Dort kann man sie dann auch endgültig einlesen. Unter
Leistungsanalyse -> Einstellungen Buchführung -> Kontenplan
kann man sie dann betrachten. Das sollte man so lange wiederholen, bis dort im zweiten Tab ein Baum erscheint, der so aussieht, wie man sich das vorgestellt hat. (Da das beim ersten Mal garantiert nicht fehlerfrei funktioniert, empfehle ich übrigens dringend, diese Experimente zuerst auf einer eigenen Datenbank zu machen, die man später wieder komplett löschen kann. Es kann nämlich nötig sein, so lange neue Mandanten anzulegen, bis einem das Ergebnis gefällt. Und diese Mandanten später wieder zu löschen ist mühseliger als einfach die ganze Datenbank wegzuwerfen.)
