Einrichtung der Buchhaltung

Standardkonten einrichten

Die Einrichtung der Buchhaltung beginnt im Grunde bereits bei der Einrichtung eines Mandanten. Hier wird eine CSV-Datei mit einem Kontenrahmen verlangt. Aus dieser Datei holt sich der Einrichtungsprozeß die sogenannten Standard-Konten. Diese sind die Konten, die in verschiedenen Teilen des Programms benutzt werden, wenn automatisch gebucht wird und kein besonderes anderes Konto angegeben wird.

Bei den Standardkonten sollte man sich ziemlich sicher sein, das man die richtig angibt. Werden diese später bei einem weiteren Import geändert, kann oftmals die ganze Datei nicht mehr eingelesen werden.

Kontenplan importieren

Nach der Einrichtung des Mandanten kann man im Menüpunkt Fenster Kontenplan den Kontenplan sehen, der bis dahin nur aus den Standard-Konten besteht (egal, ob noch andere in der CSV-Datei stehen). Nun sollte man die gleiche Datei noch einmal importieren (wie in Kontenplan beschrieben), um den ganzen Kontenrahmen zu erhalten.

Berichte für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung importieren

Über das Import-Ladeprogramm kann man auch über das Import-Format "Accounting - Balance Sheet" die sogenannten "Reportpositionssätze" einlesen. Hierzu hat man in der Kontenplan-Datei die weiter rechts gelegenen Spalten der Summenkonten ausgefüllt, die man in der Bilanz ausgeben möchte.

Um das genauer zu erklären hole ich etwas aus: Ein Finanzreport besteht aus Zeilen und Spalten. Die Spalten werden über einen sogenannten Reportspaltensatz (siehe Fenster Reportspaltensatz) definiert. Das ist ein Satz von Spaltendefinitionen, die z.B. bedeuten, das wir eine Jahressumme, eine Periodensumme, eine Vorjahressumme, etc. im Bericht haben wollen. Die Zeilen des Finanzreports werden über einen Reportpositionssatz definiert. Dort steht drin, welche Zeilen ("Report-Positionen") unser Bericht haben soll und aus welchen Konten er berechnet werden soll. Da steht also sowas wie "Die Zeile soll heissen 'technische Anlagen und Maschinen' und soll die Konten 0400-0599 zusammenfassen." Um nun einen Finanzbericht für die Bilanz zu erzeugen, muss man also zuerst im Fenster Reportpositionssatz einen neuen Satz anlegen. Diesen kann man dann im Programm per Hand oder direkt aus der CSV-Datei füllen.

Bevor man den Import aus der Datei startet, sollte man diesen Reportpositionssatz also erstellt haben. Darüber hinaus muss man noch einen Report (im Fenster Report) definieren. Dort kann man Buchführungsdimensionen auswählen (ich weiss aber im Moment nicht, wozu das dienen soll). Ist der Import abgeschlossen, kann man im Fenster Finanzreport den fertigen Report aus einer Spaltensatz, einem Positionssatz und einem Report zusammenstellen. Dazu kann man nach der Anzeige des Reports noch das Druckformat anpassen wie üblich.