Zuordnung von Zahlungen für mehrere Rechnungen

Zahlungseingänge die mehrere Ausgangsrechnungen betreffen können einfach erfasst und zugeordnet werden. In diesem Beispiel wird dazu das Fenster "Zahlungen" sowie anschliessend das Fenster "Zahlungszuordnung" benutzt.

1. Zahlung ohne Rechnungsbezug erfassen

In diesem Beispiel wird ein Zahlungseingang in Höhe von 1.844,40 EUR verarbeitet, der mehrere Ausgangsrechnungen betrifft. Hierzu wird die Zahlung erfasst. In "Beschreibung" können Informationen aus den Zahlungsavis eingetragen werden. In dem Fall werden dort die Belegnummern der einzelnen Ausgangsrechnungen aufgezählt. Falls das Zahlungsavis zu umfangreich für das Feld ist, kann das Dokument auch als Dateianlage an den Datensatz der Zahlung angehängt werden.

Nach der Erfassung muss die Zahlung "fertiggestellt" (engl. "Completed") werden, damit eine Zuordnung via "Zahlungszuordnung" möglich ist.

2. Zahlungszuordnung durchführen

Hierzu wird das Fenster "Zahlungszuordnung" aufgerufen. Im Filterbereich des Fensters muss der passende Geschäftspartner ausgewählt werden. Es werden anschliessend im oberen Bereich die fertiggestellten Zahlung angezeigt, die noch nicht zugeordnet sind. Im unteren Bereich werden alle unbezahlten offenen Rechnungen angezeigt. Nach ankreuzen der Zahlung im oberen Bereich wird unten im Feld "Differenz" der noch nicht zugeordnete Betrag der Zahlung angezeigt.

In der unteren Liste werden anschliessend die Rechnungen mit den Belegnummern aus dem Avis angekreuzt. Das Feld "Differenz" wird dabei ständig aktualisiert. Falls Zahlungsbetrag und die Summe der Rechnungsbeträge passen, dann wird im Feld "Differenz" entsprechend "0,00" angezeigt. Wenn alles passt, kann die Zuordnung durch Anklicken von "Prozess" durchgeführt werden.

Im Fenster "Zahlung" werden die zugeordneten Rechnungen anschliessend im Register "Zuordnungen" angezeigt. Zusätzlich wird die Eigenschaft "zugeordnet" als aktiviert angezeigt.

Zu beachten ist, dass die Eigenschaft "Abgeglichen" noch nicht aktiviert ist. Das erfolgt erst, nachdem ein Bankauszug/Kontoauszug erfasst und fertiggestellt wurde auf dem diese Zahlung als Position vorhanden ist.