Vereinsverwaltung/Einführung

Dies ist eine Kurzanleitung für die Vereinsverwaltung. Die ausführliche und bebilderte Version ist erhältlich unter https://vv.efg-krefeld.de/Vereinsverwaltung-Anleitung.pdf

Installation

Der Server ist von User:TBayen so installiert worden, wie auf der Seite Vereinsverwaltung/Konfiguration beschrieben ist. Er ist auf einem Cloud-Server installiert und wird per Web-Browser bedient. Wer eine eigene Version installieren oder installiert bekommen möchte, kann mich gerne ansprechen. :-)

Das Programm läuft als Webanwendung. Da es die zk-Bibliothek benutzt (die starken Gebrauch von Javascript macht), empfehle ich die Installation eines aktuellen Browsers. Beste Ergebnisse gibt ein aktueller Google Chrome. Ein aktueller Firefox sollte aber auch gehen, fühlt sich aber (z.Zt.) etwas langsamer an.

Start und Login

Starten des Browsers

Dann geht man auf die angegebene URL, um die Applikation zu starten. Es zeigt sich das Login-Fenster.

Login-Fenster

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Den Benutzername habe ich bei der Installation mit vergeben. Da nach diesem Namen in der Mitgliederliste auch alphabetisch gesucht werden kann, beginnt er mit dem Nachnamen, hat also die Form "Schmitz-Backes, Michael" (genauso mit Gross- und Kleinschreibung und Komma, ohne Anführungszeichen). Das Passwort lasse ich Euch ggf. auf einem separaten Weg zukommen (auch dabei ist Gross- und Kleinschreibung wichtig). Die Sprache stellst Du am besten auf deutsch. Beim ersten Mal sollte man "Rolle wählen" und "Angaben merken" auswählen. Letzteres führt dazu, das Du auf diesem Browser beim nächsten Mal nichts mehr eingeben musst, sondern direkt "ok" drücken kannst.

Login Seite 2: Rollen-Auswahl

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Ersteres führt (nach OK) zu einem weiteren Eingabefenster. Dort kann man seine Rolle auswählen:

• Vorstandsmitglied: Die Rolle "Vorstandsmitglied" dient dem Zugriff auf alle Daten, aber nur lesend. Normale Vorstandmitglieder sollten mit dieser Rolle arbeiten, was verhindert, das man was kaputtmachen kann.
• Datenpfleger: Wer was kaputt- oder ganzmachen möchte (also nach unserer Beschlussfassung nur eine Person), kann sich als "Datenpfleger" anmelden. Die anderen Einstellungen in diesem Fenster könnt ihr ignorieren.

Ich habe das so eingerichtet, das rein technisch jeder beide Rollen annehmen kann, wenn er möchte, was es im Notfall einfacher macht, die Aufgaben anders zu verteilen. Natürlich geht das dann von ein bisschen Selbstdisziplin bei den anderen aus. ;-)

Hauptfenster und Menü

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Nach einem weiteren OK öffnet sich das Hauptfenster. Das wichtigste ist oben der "Menü"-Knopf. Es gibt dort einen Eintrag "Mitglieder". Darauf klickt man, woraufhin das Eingabefenster für Mitglieder aufgerufen wird. Man kann den Menüpunkt übrigens auch nach links in die Favoriten ziehen (was ich bei Michael schonmal gemacht habe) und dann dort mit einem Klick das Eingabefenster öffnen.

Außerdem gibt es einen Menüpunkt, um sein Passwort zu ändern. Das sollte man am besten zu Anfang einmal machen. Bitte kein Passwort eingeben, das anderweitig fürs Online-Banking verwendet wird, da man der Sicherheit eines Cloud-Servers immer nur bedingt trauen sollte.

Eingabefenster für Mitglieder

Suchdialog

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Als allererstes öffnet sich der Suchdialog. Dort kann man z.B. nach der Nummer oder einem Namen suchen. Die Nummern sind immer vierstellig, also "0001", um eindeutiger suchen zu können. Wer mit Joker suchen möchte, nimmt dafür "%" als Joker. Also findet man z.B. mit "%drea%" alle Andreasse und Andreaen. Man kann aber auch einfach gar nichts eingeben, dann findet man alle Datensätze (also alle Mitglieder und Ex-Mitglieder).

Eingabefenster

Navigation durch die Datensätze

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Nach einem "OK" (grüner Haken) ruft man die Liste der Suchergebnisse auf. Oben rechts im Fensterchen steht sowas wie [1/26] (bei Suche nach Andreassen) oder [1/1164] (bei Suche nach allen Datensätzen).

Wer später was anderes suchen möchte, kann in der Toolbar auf die Lupe klicken und erhält wieder den Suchdialog wie am Anfang.

In der Toolbar findet sich ein Knopf, der wie eine Tabelle mit einem einzelnen roten Feld aussieht. Damit schaltet man zwischen der Tabellen- und der Formularansicht um. Einfach mal ausprobieren und hin- und herschalten, dann versteht Ihr das schon.

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In der Listenansicht sieht man immer eine (scrollbare) Liste mit einer Seite von 25 Datensätzen. Am unteren Rand des Listenbereichs (unten links) ist ein Feld, in dem man die angezeigte Seite auswählen kann. Mit den dort befindlichen Pfeilknöpfen kann man auch seitenweise durch die Daten blättern (also immer 25 weiter). Oben rechts (da, wo [1/1164] steht) kann man auch immer einen einzelnen Datensatz weiternavigieren. Das kann in der Formularansicht ganz gut sein, um mehrere Datensätze durchzugehen.

Register mit Unterlisten

Am unteren Rand gibt es einen Bereich mit drei Registerkarten "Kontakte", "Adresse", "Bankdaten". Diese Registerkarten sind für "Unterlisten" des eigentlichen Mitgliederdatensatzes. Also sind alle Datenfelder, die nur genau einmal vorkommen, oben im Haupt-Datensatzbereich und diese drei Dinge, die mehrfach vorkommen können, stehen in diesen Registern in einer Art Unterlisten.

Hat man dort einen Datensatz ausgewählt, kann man mit dem Editier-Icon links daneben den Editor so umschalten, das der ausgewählte Datensatz der Unterliste oben im Haupt-Arbeitsbereich erscheint.

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Man kann den dann dort bearbeiten. Um wieder zurückzukommen, klickt man entweder in der Breadcrumb-Zeile oberhalb des Datensatzes auf den Link, der mit "Business Partner" beschrieben ist (Sorry! - ist noch nicht richtig "übersetzt" - das bedeutet "Mitglied"). Alternativ kann man auch in der oberen Toolbar auf den "blauen Pfeil nach oben" klicken. Der bring einen ebenfalls wieder eine Untertabellen-Ebene hoch.

Daten editieren, neu, löschen

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Hat man Daten geändert, werden die im allgemeinen gespeichert, wenn man weiternavigiert. Um sicherzugehen, sollte man ggf. das Speicher-Icon oben in der Toolbar drücken, das erscheint, sobald man ein Datenfeld geändert (und dann verlassen) hat.

Neue Datensätze erzeugt man mit dem Neu-Knopf (dritter von links in der Toolbar). Bitte nicht kopieren (rechts daneben), sondern besser immer neu drücken.

Neue Unter-Datensätze erzeugt man Mit dem Neu-Knopf (erster von links) im Kopf des Unter-Registers.

Grundsätzlich kann man mit dem Lösch-Icon (kleine Mülltonne) einen Datensatz löschen. Aber bitte keine Lösch-Orgien!!! Löschen sollte man aber nur, wenn ein Datensatz nur versehentlich angelegt wurde etc.. Ansonsten ist es dafür immer besser, den Datensatz zu dekativieren (also das Häkchen bei "Aktiv" wegzumachen). Der Datensatz verschwindet somit aus allen Listen (auf jeden Fall aus den gedruckten, je nach Einstellung auch komplett aus dem normalen Editorfenster), ist aber im Zweifelsfall noch da, um auf historische Daten weiterhin zuzugreifen (vielleicht wollen wir zum 50. Vereinsjubiläum ja die ausgetretenen Mitglieder nochmal anschreiben oder haben später nochmal Rückfragen, wann wer wie und warum ausgetreten ist oder so...?!?)

nächste Schritte

So, das sollte als Einführung bis hierhin reichen, um Daten zu pflegen. Bei Fragen oder Entdeckungen bitte melden. Wir sollten diese Anleitung hier weiterentwickeln, damit sie dann auch für andere Benutzer hilfreich ist. Das hier ist ein Wiki, kann also gerne von jedem geändert werden! Bei Rückfragen werde ich umgehend antworten. -- User:TBayen