Zahlungsauswahl
Diese Seite beschäftigt sich mit der Auswahl und Generierung von Zahlungen aus Rechnungen. Da ich mit Beginn dieser Seite noch nicht genau weiss, wie das alles funktioniert, bitte ich, diese Angaben mit Vorsicht zu benutzen. Ergänzungen sind daher herzlich willkommen!
Ziel ist es, einen Arbeitsablauf zu finden, der auch bei hohem Volumen an Rechnungen eine effektive Bearbeitung z.B. der Zahlung von Eingangsrechnungen per Überweisung sowie des Einzugs von Ausgangsrechnungen per Lastschrift ermöglicht.
Vorbereitung: Die Rechnung
Ausgangspunkt ist eine Rechnung. Diese Rechnung enthält einige Angaben, die den Zahlungsverkehr betreffen:
- Angaben zur Fälligkeit:
- Belegart
- Zahlungsbedingung (vorgegeben ist "immediate", aber hier sind auch Einstellungen mit verschiedenen Fristen möglich)
- Zahlungsplan gültig (Ja/Nein-Feld)
- Zahlungsplan (eigene Registerkarte)
- strittig - strittige Rechnungen sollten von der Zahlung ausgenommen werden können
- bezahlt
- Zuordnung - ist bereits eine Zahlung ausgeführt und zugeordnet?
- Angaben zum Zahlungsweg:
- Belegart - Rechnung oder Gutschrift, Eingangs- oder Ausgangsrechnung
- Zahlungsweise - ""Auf Kredit", "Bargeld", "Kreditkarte", "Lastschrift", "Scheck", "vermischte Zahlung Kasse"
Vorbereitung: Einrichtung von Stammdaten
Zahlungen gehen grundsätzlich immer über ein Bankkonto. Seit der [Außerdienststellung des Kassenbuchs] wird die Kasse im Grunde genau wie ein Bankkonto verwaltet. Es bietet sich also an, eine besondere Bank mit dem Namen "Kasse" anzulegen und dort ein Konto einzurichten, das dann als Kassenbuch dient.
Bei jedem Konto können nun Belege erstellt werden. Hier ist es wichtig, das man für die Belegtypen, die dieses Konto verarbeiten kann, in der Registerkarte "Beleg Bankkonto" auch ein Eintrag vorgenommen wird. Später bei der Auswahl der Zahlungen werden dann nur die angezeigt, die für das angegebene Konto angelegt sind. So sollte ein Girokonto Belegeinträge für Überweisungen und Schecks enthalten (und bei Abschluß einer entsprechenden SEPA-Vereinbarung auch für Lastschriften). Ein Kreditkarten-Verrechnungskonto wird aber nur einen Belegtyp für Kreditkarten-Zahlungen enthalten, ein Kassenbuch nur für Bargeld-Zahlungen. Ein Druckformat muss hier übrigens nicht extra angegeben werden, wenn man keine Belege drucken möchte (also z.B. Quittungen oder Überweisungsformulare auf Papier).
Die Kontenart ("Bargeld", "Girokonto", "Karte", "Sparkonto") scheint hingegen unerheblich zu sein. (TODO: Vielleicht sollte man das nochmal näher untersuchen, wofür das gut ist.)
Vorbereitung: Benutzeranmeldung
Da im Verlauf des Prozesses der Zahlungsauswahl automatisch neue Zahlung-Datensätze angelegt werden, muss das Programm wissen, für welche Organisation diese Datensätze erzeugt werden. Hierzu ist es erforderlich, das der Benutzer beim Login auch eine Organisation angibt (und nicht "*", wie z.B. für den Admin auch möglich ist).
direkte Zahlung bei Rechnungserstellung
Stellt man die Zahlungsweise der Rechnung auf "Bargeld", so wird direkt beim Abschluss der Rechnung eine Zahlung erzeugt, diese zugeordnet und die Rechnung damit als bezahlt gekennzeichnet. (TODO: bisher weiss ich nicht nicht, wie das verwendete Bankkonto ausgewählt wird. Das müsste man mal im Sourcecode des "Document Complete" nachsehen.)
Programmlauf Zahlungsauswahl manuell
Zahlungen können vorgenommen werden mit dem Programm "Auswahl Zahlungen (manuell)". Auf den ersten Blick sieht dieses so aus, als ob es alle unsere Wünsche erfüllt. Allerdings ist es dabei etwas wählerisch.
TODO
vorläufige Stichworte:
- Die Belegart kann nur auf die beiden AP Belegtypen gestellt werden
- AR Dokumente erscheinen nur bei "Lastschrift"
- AP Dokumente erscheinen bei allen anderen Zahlungsarten
- Bei AP Rechnungen kann man Überweisung, aber keine Lastschrift auswählen - unabhängig von der Belegart Rechnung/Gutschrift
- Bei AR Rechnungen kann man Lastschrift, aber keine Überweisung auswählen
- Gibt man eine neue Zahlung ein, kann man bei der Zahlungsart "Überweisung" eine Kontonummer und BLZ eingeben, bei "Lastschrift" nichts. Was sagt das über die Bedeutung dieser Begriffe aus?
- Was ist ein Zahlungssatz?
- Warum enstehen im Fenster für die Zahlungsauswahl zwar "vorbereitete Zahlungen", diese enthalten aber keine Zahlung?
Programmlauf Zahlungsauswahl
Im Fenster "Zahlungsauswahl" gibt es noch einen Knopf für ein Auswahlprogramm. Dieses beachtet allerdings ausschließlich Ausgangsrechnungen (keine Kundenbelege).
TODO
