Configuracion de terceros
Configuración de Terceros
El siguiente manual tiene como objetivo mostrar la configuración de los terceros en el sistema iDEMPIERE.
Un tercero en iDEMPIERE es cualquier persona natural o jurídica que no sea el grupo empresarial. Éste figura, centraliza el tipo de relación que tienen los clientes, proveedores y empleados con el grupo empresarial, gestionando de forma unificada la información en una sola ficha.
Para realizar la configuración de los terceros en iDEMPIERE nos basaremos en el flujo de trabajo que se encuentra en el menú de relación con terceros del sistema.
El primer paso es la definición de los grupos de terceros. Esto permite cargar las clasificaciones de los terceros como por ejemplo: Personas naturales, Clientes VIP, Proveedores, entre otros. De igual forma, la ventana de grupos de tercero te permite definir información como listas de precios y morosidad que aplican a los terceros que le se asocie el grupo respectivo.
Podemos ver la ventana de configuración de grupos de terceros en la siguiente imagen:
Luego se debe realizar la configuración de saludos. El saludo permite definir el tratamiento a los terceros en sus notificaciones como Sr, Srta, Sres, etc. Se puede visualizar la ventana de configuración de saludos en la imagen a continuación
Ahora procedemos a configurar los términos de pago. El término de pago permite configurar la forma de pagos de la negociación realizada. Un término de pago puede ser contado, 2 cuotas, 30% inicial y 5 cuotas, etc. Apoyando la gestión de los saldos vencidos de forma automática para los documentos tanto de compra como de ventas. Esta ventana consta de una pestaña principal para la configuración general y una pestaña donde se agregan las líneas del esquema del término de pago.
Definimos ahora los programas de facturación. Esta funcionalidad permite definir cuando se debe realizar la factura a un tercero independientemente del número de ordenes completadas, por ejemplo: si un tercero que es cliente posee una programación de pagos de 2 facturas al mes, en el proceso de generar factura realizará 2 facturas cuando corresponda independientemente que se realice un numero N de ordenes de venta. Aquí se define la frecuencia el día en que se realizará la factura y el día de corte.
Ya definida la información para la gestión de cuentas por cobrar, iDEMPIERE provee una funcionalidad para la gestión de la cobranza llamada morosidad.
La creación de un esquema de morosidad consta de la carga de la información principal donde solo se debe cargar los datos generales de la misma, para luego cargar los niveles de morosidad en donde se agrega de forma detallada los días a considerar para morosidad, si la cuenta es incobrable o ya se encuentra en procedimiento legal, el formato del correo de notificación de morosidad, si se mostrará o no la deuda en el correo entre otros parámetros entre otras notificaciones.
En las figuras a continuación se presentan las ventanas de configuración de morosidad.
El paso siguiente en caso de tener información de terceros a importar de forma masiva, se puede utilizar la ventana de importación de terceros que se muestra en la figura a continuación
Finalmente nos encontramos en la configuración de los terceros. Como se mencionó al inicio de este tutorial, el tercero centraliza la información de cualquier persona natural o jurídica que se encuentre relacionada con la empresa como cliente, proveedor o empleado.
Luego de las configuraciones anteriores ingresamos a la ventana de terceros y realizamos la carga de los datos respectivos. La ventana de carga de terceros permite agregar múltiples direcciones, contactos y usuarios, definir las cuentas contables asociadas, agregar información de cuentas bancarias, indicar los tipos de relación que tiene con la empresa, entre otros. En la figura a continuación se muestra la ventana de configuración de los terceros.
Como se puede observar iDEMPIERE provee un flujo de apoyo para la configuración de esta información que sirve como una guía útil al momento de la implantación. La importancia de la correcta carga de la información permite aprovechar otra potencialidad del software en lo que respecta al CRM del sistema.
Espero que este tutorial sea de utilidad en su implementación del mejor software del mundo.
Eduardo Gil
www.ghintech.com
