Musterfirma einrichten und verwenden

Aus iDempiere de
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Allgemeines

Bei iDempiere handelt es sich um ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem, das in vielen verschiedenartigen Firmen, von klein bis groß, eingesetzt werden kann.
iDempiere kann mit Ihrem Unternehmen wachsen, oder ggf. Bereich für Bereich in Ihrem Unternehmen eingeführt werden. Diese Entscheidung liegt ganz alleine bei Ihnen.

Auf dieser und den folgenden Seiten wird beschrieben wie sie iDempiere in einer minimalen Version einsetzen können. Anschließend wird der Funktionsumfang und damit die Ansprüche an iDempiere immer weiter gesteigert.

An welcher Stelle bzw. bei welcher Firmengröße Sie einsteigen möchten ist Ihnen selbst überlassen.



Installation / vorgegebene Testfirma "Garden World"

Nach der Grundinstallation z.B. unter Windows, Linux wie z.B.: (Debian, Ubuntu usw.), auf einem Mac oder direkt auf einem Server wird empfohlen sich zunächst durch den mitgelieferten Übungsmandanten "Garden World" einen allgemeinen Überblick über iDempiere zu verschaffen. Hierzu verwenden Sie am besten eine eigene Installation, oder auch völlig ohne Installation, den Webstart.



Mandanten anlegen

Es ist von Ihrer Firmengröße völlig unabhängig:
Der erste Schritt ist immer die Neuanlage eines Mandanten.
Hierbei wird empfohlen die Seite Ersteinrichtung Mandant als grundsätzliches Hilfsmittel zu verwenden.

Wie Sie vermutlich bereits wissen ist ein umfangreiches Sicherheitskonzept Grundbestandteil von iDempiere.
Daher müssen Sie sich zunächst, wie in Anmeldung am System und Login Help beschrieben anmelden.

Hierzu verwenden Sie bitte:

  • den Benutzer System oder SuperUser mit dem entsprechenden (hoffentlich geändertem) Passwort
  • Wählen Sie als Rolle System Administrator aus.
  • Der Mandant wird mit System vorbelegt und kann so übernommen werden.
  • Auch die Organisation wird mit "*" bereits vorbelegt und kann so übernommen werden.
  • Das Lager bleibt leer.
  • der Dialog wird mittels OK Icon Ok24.png bestätigt.


Login als System Rolle wählen


Wählen Sie entweder den Menüpunkt:
Menü→Systemadministration→Einstellungen Mandant→Prozess Ersteinrichtung Mandant

oder die Schnellwahl:
SchnellwahlErsteinrichtungMandant.png



In dem nun geöffnetem Prozessfenster werden die Felder mit plausiblen Daten gefüllt. In unserem (ausbaufähigen) Beispiel verwenden wir eine Softwarefirma.


Feld Feldinhalt
Name Mandant Software Vertriebs GmbH
Organisationsschlüssel SW
Name der Organisation Software Vertriebs GmbH
Administrativer Benutzername swAdmin
Normaler Benutzername Anwender
Währung EUR
Land Deutschland
Region Nordrhein-Westfalen
Ort Krefeld
PLZ 47803
Buchführung GP HAKEN
Artikelbuchführung HAKEN
Datei Kontenrahmen SKR04
Telefon 02151-123456
Fax 02151-123457
E-Mail iDempiere.TTH@gmail.com
Steuer-ID 111/2222/3333



Note.gif Notiz:

Administrativer Benutzername:
Hier wir der Benutzername für Verwaltungszwecke vergeben.

Normaler Benutzername:
Der normale Nutzer ist ein Standardanwender der Zugriff auf alle Menüpunkte auf "Sacharbeiterebene" erhält. Diese können jedoch später angepasst werden.

Bei der Neuanlage eine Mandanten werden die hier angelegten Benutzer mit dem gleichen Passwort angelegt. Dieses Passwort sollte nach der Installation dringend geändert werden.


Note.gif Notiz:

Diverse Kontenpläne werden von iDempiere direkt mitgeliefert. Diese befinden sich in dem Verzeichnis: .../iDempiere/idempiere-server/data/import/

Nätürlich hängt der Pfad auch von Ihrer Installation ab und kann daher von diesem Muster abweichen.

Ein Tipp: Sie können die aktuellen Kontenpläne auch bei Bitbucket.org herunterladen.


Fenster Ersteinrichung Mandant


Wenn die Einrichtung erfolgreich verlaufen ist erscheint folgende Information:
Ersteinrichtung erfolgreich


Wenn die Einrichtung nicht erfolgreich verläuft schauen sie Bitte in das FAQ oder im Forum.



Neuanmeldung als Admin

Bei der Neuanlage eines Mandanten (Client) werden bereits viele Parameter richtig eingestellt. Sie sollten sich die Zeit nehmen und diese Parameter zu überprüfen und ggf. zu ergänzen.

Zunächst melden Sie sich als Administrator (Systemverwalter) des neuen Mandanten bei iDempiere an. Hierzu verwenden Sie die Anmeldedaten aus unserem Beispiel "Software Vertriebs GmbH":

  • Benutzer: <swAdmin>
  • Passwort: <swAdmin> (Bei der ersten Anmeldung identisch mit dem Benutzernamen)
  • Sprache.: Deutsch
  • Rolle wählen: Haken setzen (aktivieren)
  • Angaben merken: wird zur Zeit nicht benötigt

Login swAdmin.png
Nach der Bestätigung durch OK Icon Ok24.png öffnet sich das Dialogfenster "Rolle wählen".

Rolle wählen SoftwareVertriebsGmbH Admin.png
Hier wird die voreingestellte Rolle <Software Vertriebs GmbH Admin> übernommen.
Auch alle anderen Angaben organisation, Lager und Datum werden ohne Veränderung übernommen.

Dieses Fenster haben wir jetzt nur zu Ihrer Information aufgerufen.
Im vorhergehenden Fenster "Login" haben wir den Haken bei <Rolle wählen> gesetzt.
Hätten wir diesen Haken nicht gesetz würde das Fenster "Rolle wählen" übersprungen und der Startbildschirm von iDempiere gezeigt.

Nach der Bestätigung durch OK Icon Ok24.png in dem Fenster "Rolle wählen" zeigt sich der Startbildschirm von iDempiere in seiner ganzen Pracht.

Der Startbildschirm von iDempiere wird häufig weiter entwickelt und enthält bereit einige recht benutzerfreundliche Funktionen. Da hier nun bereits einige Funktionen vorhanden sind befindet sich eine eigene Beschreibung auf der Seite: Startseite - Willkommensseite.


Passwort ändern

Aus Sicherheitsgründen sollten das bei der Ersteinrichtung vergebene Passwort durch ein eigenes individuelles Passwort geändert werden.
Verwenden Sie hierzu bitte die Beschreibung auf der Seite: Benutzerpasswort als Admin ändern

Hier die Kurzform:

  • Menü  → Geschäftsbeziehungen  → Einstellungen Geschäftspartner  → Geschäftspartner
  • Auswahl des Geschäftspartners
  • Nach der Auswahl des entsprechenden Geschäftspartners (Mitarbeiter / Anwender) wird der Karteireiter "Kontakt (Benutzer) aktiviert.
  • Passwort ändern (Das alte Passwort wird einfach überschrieben und durch Icon Save24.png Speichern gesichert.)
  • Bitte das Passwort für den <swAdmin> und <Anwender> ändern.


Caution.gif Achtung!

Die übliche Überprüfung des Passwortes auf richtige Schreibweise durch doppelte Eingabe findet hier nicht statt.


Passwort für Admin ändern Passwort für Anwender ändern



Kalender einrichten

Beim Anlegen eines Mandaten wird, wie unten gezeigt, automatisch ein Kalender des laufenden Jahres angelegt.

Kalender SoftwareVertriebsGmbH.png

Ohne einen angelegten Kalender ist es nicht möglich in iDempere Buchungen durchzuführen.
Für das Folgejahr wird einfach in dem Fenster "Jahr" ein weiteres Jahr neu angelegt. Anschließend werden die die einzelnen Monate durch den Knopf "Perioden anlegen" erzeugt.

In dem Fenster "Periode" oder auch der Tabellenansicht kann der entsprechende Monat geöffnet oder geschlossen werden.

Kalender,Jahr SoftwareVertriebsGmbH.png Kalender,Jahr,Periode SoftwareVertriebsGmbH.png

Selbst in unsrerem "kleinen" Beispiel sollten sie immer nur den aktuell laufenden Monat öffnen. So vermeiden Sie Fehlbuchungen.

Kalender,Jahr,Periode,Periodenkontrolle SoftwareVertriebsGmbH.png

Im folgenden Fenster ist zu erkennen, dass bereits in der Tabellenansicht sämtliche Buchungsvorgänge freigegeben werden können:
Kalender,Jahr,Periode öffnnen.png

Im folgenden Fester werden mittels Icon Ok24.png alle relevanten Belege freigegeben.

[[Image:Periodenstatus_für_alle_Periodenkontrollen_ändern.png]


Zahlungsbedingung

Auch wenn wir "nur" Rechnungen schreiben möchten sollten wir bereits im Vorfeld zumindest eine Zahlungsbedingung anlegen.
Damit die Rechnungen nicht dauerhaft als "Offen" bzw. "unbezahlt" in iDempiere bleiben legen wir die Zahlungsbedingung "Barzahlung" bzw. "Zahlung bei Lieferung" an.

Zahlungsbedingung Immediate.png]

Es ist möglich weitere Zahlungsbedingungen einzutragen. Hier folgen einige Beispiele:

Zahlungsbedingung Beschreibung Tage Netto Rabattfrist Rabatt % Tage Frist
Barverkauf Sofortige Zahlung ohne Abzüge
Zahlung bei Bestellung
Anzahlung Eine Anzahlung wird geleistet
Zahlung bei Lieferung Zahlung zum Zeitpunkt der Lieferung z..B.: Barzahlung, netto Kasse, Nachnahme
Ratenzahlung Abzahlung in diversen Raten
30 Tage 2% Bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen werden 2% Skonto gewährt
60 Tage 2% oder 30 Tage 3% Innerhalb von 60 Tagen werden 2% gewährt, innerhalb von 30 Tagen 3%


Zahlungsbedingung Barzahlung.png Zahlungsbedingung ZahlungBeiBestellung.png Zahlungsbedingung Anzahlung.png Zahlungsbedingung ZahlungBeiLieferung.png Zahlungsbedingung 30Tage2Prozent.png Zahlungsbedingung 60Tage2Prozent.png


Durch einen Klick auf den Knopf "Validieren" wird die neue Zahlungsbedingung aktiviert.

ZahlungsbedingungUndZeitplanValidieren.png



Sammelkunden anlegen: Abholung

Bei der Installation von iDempiere wurde bereits der Geschäftspartner "Standard" angelegt. Diesen werden wir aber nnicht verwenden. Zusätzlich wurden bei der Erzeugung des Mandanten die Geschäftspartner Admin und Anwender angelegt. Diese werden wir ebenfalls nicht für die Rechnungserstellung einsetzen.

Wir legen nun den Geschäftspartner "Barverkauf" mit den unten genannten Daten an:
GeschäftspartnerBarverkauf.png


Zahlungsbedingung Beschreibung
Geschäftspartnergruppe Belassen wir bei Standard
Name Barverkauf
Kunde Der Haken wird gesetzt.
Hierdurch wird der Abschnitt "Kundeninformation" ein- bzw. ausgeblendet.
Kreditstatus Keine Kreditprüfung
Rechnungsstellung Sofort
Zahlungsweise Bargeld
Preisliste Standard
Wird noch nicht benötigt. Wir verwenden in dem ersten Beispiel keine Artikel sondern nur "Texte". Mehr Infos folgen im Bereich "Rechnungserstellung"
Zahlungsbedingung Barzahlung
Lieferung durch Abholung

Für die Rechnungserstellung ist es auch notwendig die entsprechenden Adressdaten einmalig einzugeben. Wenn hier nur eine Adresse angegeben wird, trägt iDempiere diese Adresse automatisch zum Kunden in der entsprechenden Rechnung ein.
GeschäftspartnerStandortBarverkauf.png
GeschäftspartnerStandortAdresseBarverkauf.png


Auch die entsprechende Karte kann direkt nach der Eingabe angezeigt werden....
GeschäftspartnerStandortAdresseKarteBarverkauf.png

Bank anlegen

Auch das Kassenbuch wird bei iDempiere als "Konto" geführt. Daher müssen wir für die Rechnungserstellung "Barverkauf" auch ein entsprechendes Konto anlegen.


Bank Kassenbuch.png
BankKonto Kassenbuch.png

Zusätzliche Infos sind auch auf weiteren Seiten verfügbar:



Steuersatz anlegen

In Deutschland werden seit Januar 2007 die beiden Mehrwertsteuersätze (MwSt./Umsatzsteuer) in Höhe von 19% und 7% verwendet. Unter bestimmten Umständen kann auf die MwSt. verzichtet werden. Dann ist der MwSt Satz 0%.

Aus diesem Grund legen wir nun die entsprechenden Steuersätze an:

Wählen Sie entweder den Menüpunkt:
Menü→Buchführung→Einstellungen Buchführung→Steuersatz

oder die Schnellwahl:
SchnellwahlSteuersatz.png



Die Buchführungsparameter wurden bereits beim anlegen des Mandanten (Auswahl Kontenrahmen SKR 04) eingestellt und können nun übernommen werden.
SteuersatzSteuerBuchführung 19.png
SteuersatzSteuer 19.png


SteuersatzSteuer 7.png


SteuersatzSteuer 0.png



Kleinstmögliche Anwendung

In unserem ersten Beispiel richten wir iDempiere für die Verwaltung einer kleinen Softwarefirma ein.
Diese Software Firma erstellt auftragsbezogene Software und führt Wartungen vor Ort bei den Kunden durch.
Hierbei wird bewusst auf die Lagerverwaltung, Artikelverwaltung oder eine Preisliste verzichtet.
Wir werden "nur" Rechnungen als Barverkauf erzeugen.


Rechnung (Kunde) anlegen

Wenn wir weiterhin als swAdmin in iDempiere arbeiten müssen wir bei jeder Eingabe zusätzliche Felder wie z.B. "Oranisation" auswählen. Der Admin hat weitreichende Rechte, die auch die Auswahl der Organisation zulassen. Darum melden wir uns nun als "Anwender" bei iDempiere an.

Folgende Felder füllen wir in der Rechnungsmaske aus:

Zahlungsbedingung Beschreibung
Organisation Software Vertriebs GmbH
Wird bei Anmeldung als "Anwender" direkt vorgegeben und kann übernommen werden.
Belegnummer Dieses Feld lassen wir frei. Hier wird beim speichern der Rechnung automatisch die Rechnungsnummer eingetragen.
Zielbelegart Hier wird die die Ausgangsrechnung "AR Invoice" gewählt.
Geschäftspartner In diesem Feld wird der Kunde "Barverkauf" eingetragen.
Der Geschäftspratner kann aus der Liste ausgewählt werden.
Viel schneller geht es jedoch nur die ersten Buchstaben des namens zu tippen.
Aufgrund dessen, dass wir nur einen Geschäftspartner "Kunden" mit dem Anfangsbuchstaben "B" haben, reicht es wenn wir in diesem Feld nur den Buchstaben "B" eintippen und anschließend mit Return bestätigen.

Nun wird der Kunde automatisch eingetragen.
Partnerstandort Auch hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld.
Daher haben wir auch bei dem "Barverkauf" die Adresse eingegeben.
Preisliste Standard
Wird übernommen, hat aber noch keine Funktion, da wir keinerlei Artikel verwenden.
Kundenbetreuer Anwender wird übernommen
Zahlungsweise Auch hier wird Bargeld einfach übernommen.


Rechnung100000.png

Nachdem hier nun alle Eingaben erfolgt sind speichern wir den Datensatz indem wir das Diskettensymbol Icon Save24.png drücken.

Anschließend aktivieren wir mit einem Doppelklick den Karteireiter "Rechnungsposition".


Zu jeder Rechnung können beliebig viele Rechnungspositionen angelegt werden.
Da wir in unserem einfachen Beispiel auf Artikel, Preislisten usw. verzichten geben wir nur Daten in folgende Felder ein:

Feldname Mustereingabe
Organisation Software Vertriebs GmbH
Wird direkt vorgegeben und kann übernommen werden.
Positionsnummer Wird bereits vorgegeben und wird von uns übernommen. Diese Feld kann jedoch auch gendert werden.
Artikel Bei fals allen Rechnungen wird in diesem Feld ein Artikel verwendet.

In unserem einfachen Beispiel verzichten wir bewusst auf die Verwendung des Artikels und lassen das Feld LEER
Beschreibung Hier kann ein beliebiger Text eingetragen werden. Dieser erscheint später auch auf den Rechnungen (Normalerweise unter dem Artikel)

In unserem Beispiel verwenden wir:

TEST Verkauf Nummer 1

Menge Hier wird die Verkaufsmenge gemäß "Maßeinheit" (Das Feld hinter "Menge") angegeben.
Preis Im Feld Preis wird der Netto-Verkaufspreis eingetragen. In unserem Beispiel sind das 111€
Steuer Im Feld Steuer wird der Steuersatz für die Mehrwertsteuer (MwSt.) bzw. Umsatzsteuer ausgewählt.

Da wir beim Anlegen der Steuersätze bereits 19% als Standard hinterlegt haben wird uns dieser Steuersatz nun automatisch vorgeschlagen.

Sollte ein anderer Steuersatz verwendet werden muss lediglich 7+Return, 1+Return (für 19%) oder 0+Return für Steuerbefreit gedrückt werden.

So sieht die fertige Eingabe nun aus:
RechnungRechnungsposition100000.png

Nun wechseln wir wieder in die erste Rechnungsmaske. Hierzu klicken wir auf das blau unterstrichene Wort "Rechnung" oben links. Alternativ können wir auch den blauen "Pfeil nach oben" drücken.


Durch den Steuerstatz 19% werden automatisch im Karteireiter "Rechnung Steuern" die entsprechenden Felder ausgefüllt.

RechnungRechnungSteuern100000.png


Wir haben nun erfolgreich einer Rechnung erfasst. Hierdurch ist in iDempiere (insbesondere, da wir keine Artikel verwendet haben) noch nicht viel pasiert.
Wie oben beschrieben wurden bereits die Steuern automatisch berechnet.

Auch die Anzeige im Gadget "Aktivitäten - Unverarbeitete Belege" hat sich nun auf 1 erhöht. Nun ist diese Rechnung als unverarbeiterer Beleg im Startbildschirm direkt erkennbar.
Gadget unverarbeiteteBelege1.png
Durch einen Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich nun das Fenster "Unverarbeitete Belege". In diesem Fenster können nun die Belege in Tabellenform oder in der Masktenansich angezeigt werden.
UnverarbeiteteBelegeRechnung1.png

Durch drücken der Schaltfläche "Datensatz-ID" Button DatesatzID.png wird direkt der entsprechende Beleg, in unserem Fall die noch offene Rechnung, aufgerufen.


In diesem Stadium kann die Rechnung noch beliebig bearbeitet werden.
Im nächsten Schritt werden wir die Rechnung "Fertigstellen".
Hierzu drücken wir in der Rechnungsmaske den Knopf "Aktion" Button Action.png


RechnungAction100000.png

Im folgenden Fenster wird die voreingestellte Auswahl "Fertigstellen" übernommen und das Fenster mittels OK Icon Ok24.png bestätigt und ausgeführt.
RechnungActionFertigstellen100000.png

Nun wurde der "Aktuelle Gesamtwert" bei dem entsprechenden Geschäftspartner "Barverkauf" um den Rechnungswert erhöht.
GeschäftspartnerAktuellerGesamtwert 132,09.png

Zusätzlich wurden diverse Buchungen auf den Konten vorgenommen:
Rechnung100000FertiggestelltKontenplan.png



Rechnungsdruck anpassen

Der Rechnungsdruck ist ein umfangreiches Thema und wird von allen Musterfirmen und der individuellen Beschreibung benötigt.
Aus diesem Grund findet eine gesonderte Beschreibung auf der Seite: Rechnungsdruck anpassen statt.